Phó Phòng Hành Chánh

1. Quản lý hoạt động hành chính văn phòng:

• Điều phối và giám sát việc sử dụng thiết bị, cơ sở vật chất văn phòng.
• Đảm bảo văn phòng vận hành hiệu quả, vệ sinh, an ninh và an toàn lao động.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ và đối ngoại, chuẩn bị tài liệu và hậu cần.

2. Quản lý nhân sự hành chánh:

• Phân công công việc cho nhân viên hành chánh, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ.
• Giám sát, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chánh.
• Đảm bảo tuân thủ quy trình và quy định của công ty.

3. Hỗ trợ công tác văn thư:

• Giám sát việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, văn bản và tài liệu.
• Đảm bảo việc chuyển phát tài liệu, công văn kịp thời và chính xác.

4. Quản lý tài sản và trang thiết bị:

• Theo dõi mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị văn phòng.
• Kiểm kê tài sản định kỳ và bảo đảm sử dụng hiệu quả.

5. Quản lý hợp đồng dịch vụ:

• Giám sát hợp đồng dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, bưu chính.
• Đánh giá hiệu quả và đề xuất cải thiện khi cần.

6. Phối hợp công việc nhân sự:

• Hỗ trợ Trưởng Phòng trong việc quản lý nhân sự của Phòng Hành Chánh.
• Tham gia tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự hành chánh.

7. Làm thủ tục cho chuyên gia nước ngoài:

• Xin visa, giấy phép lao động, và giấy phép tạm trú cho chuyên gia nước ngoài.
• Theo dõi và gia hạn visa, giấy phép lao động đúng thời hạn.
• Hỗ trợ chuyên gia với các thủ tục nhập cảnh, hành chính, bảo hiểm, và ngân hàng.
• Tổ chức đón tiếp, hướng dẫn chuyên gia hòa nhập văn hóa và môi trường làm việc.

8. Thực hiện các nhiệm vụ khác:

• Thay mặt Trưởng Phòng khi được giao quyền điều hành.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của ban giám đốc hoặc Trưởng Phòng.